The location will determine to a large extent the atmosphere, attractiveness and appeal of your event. In other words, your choice of event venue can make all the difference between success and failure.
The following check-list is a useful tool to make sure that your dream venue really is suitable to host your dream event.
Checklist for Event Venues and locations
- Does the venue have the right 'feel' for your event? Is this the atmosphere you want? Can you (and will you be allowed to) make changes to create the right atmosphere? If possible, visit the venue when another event is taking place, so that you can assess the possibilities and limitations of the event space.
- Is the venue easily accessible? Is the location central and is the required journey time for your guests acceptable? Can the guests make use of their own transport and public transport? What is the situation for guests who may need to make international travel connections?
- Is the maximum capacity large enough for your planned event? Is the division and layout of the space/rooms suitable for the activities you have in mind? Can you rearrange the available space (for example, with moveable partitions) to make it more suitable? Can you enlarge the available space (for example, by placing a tent against an outer wall)? Also be careful not to book venues that are too large. If necessary, place screens or curtains to make the space seem smaller. Guests often feel lost and uncomfortable in large (open) spaces.
- Are there enough separate break-out rooms to organise parallel sessions?
- Are adequate parking facilities available, either at the venue itself or somewhere nearby? If necessary, can a shuttle service be arranged?
- Is the venue accessible for the physically-challenged? Is a toilet available for wheelchair users? Are there obstacles, such as too many stairs? Is there a lift?
- Are there enough toilets in general? You should count on one toilet for every 75 guests.
- Is there a cloakroom? If not, is there a room that you can transform into a cloakroom?
- Are catering facilities available (i.e., a kitchen)?
- Are you obliged to make use of the venue’s house suppliers for technical support, catering, decoration, etc.? Do you need to pay an indemnity fee if you want to work with your own suppliers?
- Can you make use of any tables, chairs, etc. that may be available at the location. Or do you need to rent these from a specialised hire company?
- Does the venue have its own audio-visual facilities and sound-system that you can use?
- Are the venue’s acoustics acceptable?
- Check that the event space can be darkened, if this is necessary for your planned activity, or, alternatively, that there is sufficient daylight.
- Is the power supply sufficient to meet your electricity needs? Or do you need to hire in an additional generator?
- Are all utilities costs (use of water, electricity, etc.) included in the basic hire cost of the venue?
- Is there sufficient (atmospheric) lighting in and around the venue? Is the parking area well-lit and safe?
- Does the venue have its own stage or is there space to construct a hired stage? Is there a dance floor?
- Are there changing rooms for both staff and artists?
- Is there a maximum noise level or closing time of which you need to take account? Is it possible to obtain special permission to get around these limitations?
- Are the heating and/or air-conditioning systems adequate? When a large number of guests enter a room in rapid succession, the temperature can rise (too) quickly. Ask the advice of a specialist company: they can tell you how to avoid the entrance becoming too cold, while the rest of the room is too warm.
- Is it possible to continually ventilate the room(s)? A lack of air can lead to loss of concentration, which is hardly ideal for congresses and seminars.
- Does the venue have a (digital) sign system to show guests the way from one room to another?
- Are there good internet connections and a wifi hotspot which the guests can use?
- Does the venue have a location manager who can help you to think through problems during the preparations and assist in the smooth running of the actual event itself?
- Are there sufficient hotel rooms available in the vicinity of the venue?
- Are you able to hire the venue exclusively or will other events be taking place there at the same time?
- Is there a room that can be set up as a press room or communications centre? This room must be equipped with electricity, internet, telephone and fax. You may also wish to consider setting up a production office, from which you can coordinate the running of the event.
- Remember to pay close attention to security. Are there sufficient emergency exits, fire extinguishers, a first aid kit, etc.?
- Is the venue easily accessible for all your logistical operations, such as the delivery and collection of materials and equipment?
- Check that the entrance doors are sufficiently wide. For example, it would be a shame to book a venue for a new car launch only to discover at a later stage that you can’t get the car inside the building!
- Is the load-bearing capacity of the roof sufficient to support heavy constructions and winching? Are the ceilings sufficiently high?
- Can you make arrangements for smokers? Notwithstanding the ban on smoking in public places, some of your guests will still want to 'light up' during your event. Is there a covered area (outside) where they can smoke or can you rig up a temporary structure with heating units?
- ...
The checklist for event locations and venues in our book EVENTS 2 is even more extensive a whole lot, but the above list will help you no doubt already a long way.
Dutch
De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de locatie een evenement kan maken of kraken.
De ideale locatie houdt rekening met alle factoren die het succes van je evenement bepalen. Onderstaande checklist is een handig instrument om af te checken of die gedroomde locatie echt geschikt is voor je evenement.
Checklist locaties
- Roept de locatie de juiste sfeer bij je op? Kan en mag je voldoende aanpassingen doorvoeren om de juiste uitstraling te bereiken? Ga indien mogelijk een kijkje nemen wanneer er een evenement plaatsvindt zodat je een goed beeld krijgt van de mogelijkheden en beperkingen van de ruimte.
- Is de locatie goed bereikbaar? Is de ligging van de locatie centraal en de gemiddelde reistijd voor je gasten aanvaardbaar? Kunnen gasten gebruik maken van eigen en openbaar vervoer? Wat zijn de mogelijkheden voor internationale verbindingen? Is de entree mooi?
- Overschrijd je mogelijk de maximumcapaciteit? Is de indeling van de verschillende ruimtes gunstig? Kun je zelf de beschikbare ruimtes met behulp van verplaatsbare wanden indelen? Kun je de ruimte uitbreiden door bijvoorbeeld een tent aan te bouwen? Boek geen te grote locaties. Gasten voelen zich soms verloren in te grote (open) ruimtes. Plaats desnoods schermen of hang doeken op om de ruimte (optisch) te verkleinen.
- Zijn er genoeg aparte break-out ruimtes om parallelle sessies te organiseren?
- Is er genoeg parkeergelegenheid bij de locatie zelf of elders in de omgeving? Kun je, indien nodig, een pendeldienst inzetten? Is de parking veilig? Is er bewaking? Zijn er laadpalen voor elektrische auto’s en fietsen?
- Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? Zijn er voor hen parkeerplekken bij de ingang. Is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift?
- Zijn er voldoende toiletten? Per 75 gasten reken je één toilet. Denk ook aan toiletdames. Ga na of de toiletten niet tot geuroverlast in de zaal kunnen leiden, want dat kan erg storend zijn. Indien nodig kun je een gespecialiseerde firma inschakelen om geuroverlast te maskeren.
- Is er een vestiaire? Is de garderobe groot genoeg? Of is er eventueel een ruimte die je kunt omtoveren tot vestiaire? Is er al een systeem met nummertjes aanwezig?
- Zijn er faciliteiten voor de catering (keuken)?
- Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor techniek, catering, decoratie, …? Moet je een uitkoopsom betalen wanneer je met eigen leveranciers wilt werken?
- Kun je gebruik maken van aanwezige tafels en stoelen van de locatie? Of moet je deze via een verhuurbedrijf regelen? Zijn de stoelen geschikt om lang op stil te zitten?
- Beschikt de locatie over eigen audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek? Voldoet de aanwezige installatie voor het entertainment dat je gepland hebt?
- Heeft de locatie een goede akoestiek? Kun je eventuele geluidsproblemen oplossen met doeken? Is er storend lawaai in de omgeving van de locatie?
- Ga na of de locatie verduisterd kan worden als dat nodig is voor je evenement, of juist voorzien is van daglicht.
- Is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik van elektriciteit? Of moet je aggregaten laten plaatsen?
- Is er (stromend) water? Zijn er mogelijkheden voor een tijdelijke aan- en afvoer?
- Zijn alle verbruikskosten (elektra, water, …) inbegrepen in de huurprijs van de locatie?
- Is er voldoende (sfeer)verlichting in en rondom je uitgekozen locatie? Is de parking goed verlicht en veilig? Geldt dat ook voor de wandelroutes?
- Is er een podium aanwezig of heb je de ruimte en mogelijkheid om er één te plaatsen? Is er een dansvloer?
- Zijn er kleedkamers voor personeel en artiesten? Zijn ze uitgerust met spiegels, kleerhangers, ...? Is er een backstage lounge waar artiesten kunnen chillen? Kunnen artiesten vanuit de kleedkamers makkelijk het podium bereiken (zonder dwars door de zaal te moeten lopen)?
- Is er een maximaal toegelaten geluidsvolume of een sluitingsuur waarmee je rekening moet houden? Zijn er mogelijkheden voor een vergunning om deze beperkingen te omzeilen?
- Is er voldoende verwarming en/of airconditioning? Als de gasten binnenstromen, warmt een ruimte vaak (te) snel op. Vraag hulp aan een gespecialiseerd bedrijf. Zij kunnen ook advies geven over luchtsluizen om de ergste kou bij de entree te vermijden.
- Kun je de ruimte(s) tussendoor voldoende ventileren? Een tekort aan zuurstof zorgt bij congressen en seminars snel voor concentratieverlies.
- Zijn facilitaire diensten (secretariaat, toiletdame, vestiaire, ...) bij de locatie inbegrepen?
- Welke EHBO-voorzieningen zijn er? Is er een AED of defibrillator aanwezig?
- Beschikt de locatie over (digitale) bewegwijzering om gasten van de ene naar de andere zaal te leiden. Zijn er informatieschermen om het programma weer te geven?
- Zijn er internetaansluitingen en een publieke wifihotspot voor de gasten? Vraag tijdig toegangscodes aan en test de verbinding uit. Is de toegang gratis of moeten gasten een voucher aanschaffen? Ga na of de internetaansluiting voldoende capaciteit heeft zodat alle gasten tegelijkertijd kunnen surfen (zeker op congressen is dat een must).
- Is er een locatiemanager beschikbaar die gedurende de voorbereidingen met je meedenkt en ook tijdens het evenement zelf de gebeurtenissen in goede banen leidt?
- Zijn er voldoende hotelkamers beschikbaar in de omgeving van de locatie?
- Huur je de locatie exclusief af of vinden er nog andere evenementen plaats? Hoe wordt eventuele overlast tussen partijen vermeden?
- Wat zijn de faciliteiten voor pers en communicatie? Kan er een ruimte ingericht worden als persruimte of communicatiecentrum? Is daar elektriciteit en internet beschikbaar?
- Is er een productiekantoor van waaruit je het evenement kunt coördineren?
- Schenk ook aandacht aan de veiligheid. Zijn er voldoende nooduitgangen en brandblusapparaten? Ga ook na of eventuele rookmelders niet gevoelig zijn voor de rookeffecten die je op het podium wilt gebruiken.
- Informeer naar de mogelijkheden voor de op- en afbouw van je evenement. Je kunt de locatie hiervoor meestal een of meerdere dagen extra afhuren tegen een gunstig tarief.
- Is de locatie makkelijk bereikbaar voor logistieke operaties, zoals aan- en afvoer van goederen bij de op- en afbouw van het event?
- Ga na of de toegangsdeuren voldoende breed zijn om het nodige materiaal binnen te krijgen. Het zou jammer zijn als blijkt dat bij de lancering van een nieuwe auto de wagen zelf niet naar binnen kan.
- Is de draagkracht van de dakconstructie voorzien om zware trussing te takelen? Zijn de plafonds voldoende hoog?
- Wanneer je een evenement organiseert op een eigen locatie (bijvoorbeeld de bedrijfskantine of een hangar) neem dan contact op met je verzekeringsagent om te kijken of je verzekering alle mogelijke risico’s dekt.
- Staan rokers niet in de kou? Het rookverbod in publieke ruimtes zal je gasten niet weerhouden om af en toe een sigaret op te willen steken. Is er (buiten) een rokersruimte voorzien of kan er een overkapping met warmte-elementen geplaatst worden
- Check altijd de milieuvergunning van de eventlocatie!
- Wat zijn de annulerings-, leverings- en betalingsvoorwaarden van de locatie? Zijn er nog andere algemene voorwaarden?
En uiteraard... controleer altijd de reviews van evenementenlocaties en feestzalen op eventplanner.xx. Ze weet je meteen hoe andere organisatoren de eventlocatie ervaren hebben. Daar kun je immers heel wat uit leren!
De checklist 'locaties' in het boek EVENTPLANNER is nog een heel stuk uitgebreider, maar bovenstaande lijst helpt je ongetwijfeld al een heel eind op weg.
More about this topic and lots of other tips about organising events can be found in the book EVENTS.
Order now
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!